Langkah-langkah
penyediaan sumber daya manusia :
1. Perekrutan karyawan
Penarikan tenaga kerja
adalah langkah pertama di dalam menyediakan
sumber daya manusia
bagi organisasi kewiraswastaan setiap kali
terdapat posisi yang
kosong.
2. Seleksi calon
karyawan
Seleksi tenaga kerja
adalah penyaringan awal dari calon sumber daya manusia yang tersedia untuk
mengisi suatu posisi. Tujuannya adalah untuk memperkecil hingga jumlah yang
relatif sedikit calon karyawan dari mana seseorang akhirnya akan disewa.
3. Pelatihan karyawan
Pelatihan karyawan
adalah keterampilan yang diajarkan pihak perusahaan kepada karyawannya.
4. Penilaian hasil
kerja
Penilaian tentang hasil
kerja yang telah dilakukan oleh karyawannya, apakah sesuai dengan yang diharapkan
atau belum.
Proses seleksi adalah
langkah-langkah yang dilalui oleh para pelamar dari mengajukan lamaran sampai
akhirnya memperoleh keputusan ditolak atau diterima sebagi karyawan baru.
Proses ini berbeda di tiap perusahaan, tetapi pada umumnya meliputi evaluasi
persyaratan (administratif), tes, wawancara, dan ujian fisik.
Meldona,
dalam bukunya menjelaskan tentang tahapan-tahapan seleksi beserta instrument
yang digunakan menurut Rivai, yaitu terdiri atas:
1. Surat-surat rekomendasi
Berisi tentang sifat-sifat orang yang
direkomendasikan sebagai bahan pertimbangan evaluasi.
2. Format (borang) lamaran
Merupakan format baku formulir
lamaran agar mempermudah penyeleksi mendapatkan informasi/ data yang lengkap
dari calon karyawan, dan sebagai penyaring untuk menentukan apakah pelamar
memenuhi kriteria spesifikasi pekerjaan minimal.
3. Tes kemampuan
Adalah tes yang menilai kesesuaian
antara pelamar dengan syarat-syarat pekerjaan dan harapan perusahaan. Juga
berfungsi untuk meramal berhasil tidaknya peramal dalam melaksanakan pekerjaan,
kemampuannya dalam belajar, reaksi dan sikap untuk beradapatasi, kepandaian
serta potensi lainnya. Tes ini mengukur tingkat kecerdasan (intelegensi test),
kecekatan, kepribadian (personality test), minat (interest test), bakat
(aptitude test), dan prestasi (achievement test).
4. Tes Potensi Akademik / TPA (ability test)
Mengukur sejauh mana kemampuan
pelamar mulai dari kemampuan verbal dan keterampilan kualitatif sampai pada
kecerdasan persepsi.
5. Tes kepribadian (personality test)
Tes yang digunakannuntuk mengira
sifat-sifat dan karakter pelamar. Karakteristik ekerja yang dicari adalah yang
cenderung konsisten dan mampu.
6. Tes psikologi
Tes yang mengukur beberapa aspek
dari pelamar seperti potensi kecerdasan, itelegensia, kemampuan logika,
kepribadian atau tempramen, kepercayaan diri, kreativitas, kemampuan adaptasi,
sosialisasi, serta visi dan misi.
7. Wawancara
Merupakan suatu bentuk percakapan
yang formal dan mendalam yang diadakan untuk mengevaluasi pelamar. Pewawancara
akan mencari dari tiga pertanyaan dasar, yaitu: dapatkah pelamar mengerjakan
pekerjaannya? Akankah pelamr mengerjakan pekerjaannya dengan baik dan dan
tepat? Dan bagaimana pelamar dibandingkan dengan pelamar lain yang
dipertimbangkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.
Secara umum, tahap wawancara
terdiri dari lima bagian, yaitu:
meliputi persiapan wawancara, pengarahan/ penciptaan hubungan,
pertukaran informasi, terminasi, dan evaluasi.
Terdapat beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam pelaksanaan wawancara, yaitu distribusi waktu, jenis
pertanyaan yang diajukan, menjadi pendengar yang baik, dan gerak-gerik (body
language).
Tujuan Operasional
adalah hasil yang spesifik dan terukur
yg diharapkan dari departemen, kelompok kerja, dan individu dalam
organisasi.
Rencana Operasional
adalah rencana yang dibuat oleh organisasi di tingkat bawah yang menjelaskan
langkah2 yang diambil dalam mencapai tujuan operasional dan mendukung kegiatan
perencanaan teknis.
Manajemen ilmiah
memikirkan cara meningkatkan produktifitas kerja di pabrik dan individu
pekerja. Sedangkan teori organisasi klasik menumbuhkan kebutuhan untuk menemukan
pedoman pengelolaan organisasi kompleks. Teroi organisasi klasik di sampaikan
oleh Henry Fayol (1841-1925) merupakan seorang industrialis yang berasal dari
perancis. Ia melihat bahwa perusahaan tambang tempatnya berkarya nyaris
mengalami kehancuran karena kekurang mampuan para manajer ketika menjadi
manajer puncak, masalah manajerial menjadi prioritas utama (siagian, 1994:38).
Henry Fayol pada umumnya dikenal dengan penemu aliran manajemen klasik, ini
bukan karena dia adalah orang pertama yang menemukan tingkah laku manajerial,
namun karena dia orang pertama yang membuatnya menjadi sistematik. Fayol
percaya bahwa praktek manajemen yang mantap mempunyai pola tertentu yang dapat
diidentifikasi dan di analisis. Dari pemahan dasar ini dia membantu membuat
rancangan untuk doktrin menajamen yang kompak, salah satu yang masih tetap
memiliki kekuatan sampai saat ini.
Dengan keyakinannya
dalam metode ilmiah, Fayol serupa dengan Taylor. Kalu Taylor pada dasarnya
memikirkan fungsi organisasi, Fayol menitikberatkan pada total organisasi dan memusatkan pada manajemen yang menurut
dia merupakan hal yang paling diabaikan dalam operasi bisnis.
Dalam hal ini dia
mengemukakan prinsip manajemen antara lain :
Pembagian kerja
Semakin seorang menjadi
spesialis,semakin efesien mereka dapat mengerjakan tugasnya. Lini perakitan
modern dapat menjadi contoh dalam penerapan sistem ini
wewenang
manajer harus
memberikan perintah sehingga tugas selesai. Walaupun wewenang formasl
membernarkan mereka memberi perintah, manajer tidak selalu memaksa kepatuhan
kecuali mereka juga mempunyai wewenang pribadi (seperti pengalaman yang
relevan)
Disiplin
Anggota dari organisasi
perlu menghormati peraturan dan persetujuan yang mengatur organisasi. Bagi
Fayol disiplin berasarl dari kepemimpinan yang baik pada semua tingkat dari
organisasi, persetujuan yang adil,(seperti memberkali untuk menghargai prestasi
superior), dan penerapan sanksi yang bijaksana bagi pelanggan
Kesatuan Perintah
Setiap pekerja harus
menerima instruksi hanya dari satu orang. Fayol percaya bahwa kalau seseorang
karyawan menjadi bawahan dari beberapa orang manajer, akan terjadi konflik dalam
instruksi dan kekacauan dari wewenang
Kesatuan dalam
Pengarahan
Operasi dalam
organisasi yang mempunyai obyektif sama harus diarahkan hanya oelh seorang
manajer menggunakan satu rencan. Misalnya departemen personalia dalam sebuah
perusahaan tidak boleh mempunyai dua orang direktur, masing-masing dengan
kebijakan pmerekrut yang berbeda.
kepentingan individual
dibawah kepentingan umum
dalam keadaan apapun
kepentingan pribadi karyawan tidak boleh didahulukan dari kepentingan
perusahaan
balas jasa
kompensasi untuk
pekerjaan yang dilakukan harus adil bagi karyawan dan majikan
sentralisasi
mengurangi peraan
bawahan dalam pembuatan keputusan adalah sentralisai, meningkatkan peranan
mereka adalah desentralisasi.
Fayol percaya bahwa
manajer harus mempertahankan tanggung jawab akhir, tapi pada saat yang sama
harus memberikan wewenang yang cukup kepada bawahanuntuk mengerjakan tugasnya
dengan baik. Masalahnya adalah menemukan seberapa jauh sentralisasi dalam
setiap kasus
Rantai scalar/garis
wewenang/hirarki
Garis wewenang dalam
sebuah organisasi (sekaranag seringkali digambarkan dengan rapi berupa
kotak-kotak dan garis dari bagan organisasi) berjalan menurut peringkat dari
manajemen puncak ke tingkat paling bawah dari perusahaan.
Susunan
Material dan orang
harus berbeda ditempat yang tepat pada waktu yang tepat. Orang, terutama harus
pada pekerjaan atau posisi yang paling cocok baginya.
keadilan
manajer harus
bersahabat dan adil dengan bawahanya
stabilitas staf
organisasi
banyaknya karyawan yang
keluar mengungkapkan fungsi efisiensi dari sebuah organisasi
inisiatif
bawahan harus diberi
kebebasan untuk memikirkan dan melaksanakan rencana mereka walaupun beberapa
kesalahan mungkin terjadi
semangat korps
mempromosikan semangat
tim akan memberikan rasa kesatuan pada organisasi. Bagi Fayol yang kecilpun
harus membantu mengembangkan semangat. Dia menyarankan misalnya, penggunaan
komunikasi verbal sebagai ganti dari komunikasi formal tertulis kalau mungkin
Dari 14 prinsip
manajemen yang menurut Fayol “paling harus diterapkan”, karena sebelum Fayol
para pakar pendapat bahwa manajer itu dilahirkan bukan dibentuk, tapi Fayol
mengajarkan bahwa manajemen adalah suatu ketrampilan seperti yang lain, sesuatu
yang yang dapat diajarkan kalau prinsip dasarnya dipahami.
*.Keuntungan dan
Kerugian Pembagian Tenaga Kerja
Keuntungan :
- Pekerja
berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas tertentu
meningkat
- Tenaga kerja tidak
kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain
- Pekerja memusatkan
diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien
- Pekerja hanya perlu
mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan
produk
Kerugian :
- Pembagian kerja hanya
dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia
- Kerja yang
terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat
tingkat produksi menurun
RENTANG MANAJEMEN (SPAN
OF MANAGEMENT)
Rentang manajemen mengarah
pada jumlah individu yang diawasi oleh wirausahawan, semakin banyak individu
yang diawasi semakin besar rentang manajemen dan semakin sedikit individu yang
diawasi semakin sedikit rentang manajemen
Rentang Manajemen
dinamakan juga :
1. Rentang kekuasaan
(span of authorithy)
2. Rentang pengawasan
(span of control)
3. Rentang supervisi
(span of supervision)
4. Rentang tanggung
jawab (span of responsibility)
Perancangan Rentang
Manajemen : Pandangan Kontingensi
Harnold Koontz
mengemukakan bahwa faktor situasi utama yang mempengaruhi kesesuaian dari
ukuran rentang manajemen individual :
1. Kesamaan fungsi
dimana aktivitas dilaksanakan oleh individu yang disupervisi adalah sama atau
tidak
2. Hubungan geografis
dimana bawahan secara fisik terpisahkan oleh tempat sehingga semakin dekat
bawahan secara fisik maka semakin banyak individu yang dapat disupervisi oleh
wirausahawan secara efektif
3. Kompleksitas fungsi
dimana aktivitas dari tenaga kerja sulit dan rumit
4. Koordinasi menunjuk
pada jumlah waktu yang harus dikeluarkan oleh wirausahawan untuk menyetarakan
aktivitas-aktivitas dari bawahan dengan aktivitas pekerja yang lainnya
5. Perencanaan
menunjukkan jumlah waktu yang dikeluarkan wirausahawan untuk mengembangkan
tujuan-tujuan dan rencana-rencana sistem manajemen dan mengintegrasikannya
dengan aktivitas bawahan mereka
Graicunas dan Rentang
Manajemen
V.A. Graicunas
memberikan konstribusi terhadap rentang manajemen dimana kontribusi ini adalah
pengembangan suatu rumusan untuk menentukan jumlah hubungan yang mungkin antara
wirausahawan dengan bawahannya ketika jumlah bawahannya diketahui.
Rumusannya :
2 C : jumlah total
hubungan
C = n ( --- + n -1)
2 n : jumlah bawahan
yang diketahui
Ketinggian Bagan
Organisasi
Terdapat hubungan
terbatas antar rentang manajemen dengan ketinggian bagan organisasi, semakin
besar ketinggian bagan organisasi kewirausahaan semakin kecil rentang manajemen
dalam organisasi kewirausahaan tersebut, demikian pula sebaliknya semakin
rendah maka semakin besar rentang manajemen. Bagan organisasi dengan bagan
ketinggian yang rendah biasanya ditunjuk sebagai datar (flat) dan yang besar ditunjukkan
sebagai tinggi (tall).
Hubungan Skalar (Scalar
Relationship)
Hubungan Skalar
menunjuk pada rantai komando (chain of command)
Konsep hubungan skalar
atau rantai komando berhubungan dengan konsep kesatuan perintah. Konsep
kesatuan perintah (unity of command) menyatakan bahwa individu hendaknya
memiliki satu atasan, jika terlalu banyak atasan yang memberikan perintah dapat
menimbulkan kebingungan, perintah yang bertentangan dan pekerja yang frustasi
dan juga menimbulkan ketidakefisienan dan ketidakefektifan.
PENGORGANISASIAN
AKTIVITAS INDIVIDU
Pertanggung Jawaban
Tanggung jawab adalah
kewajiban untuk melaksanakan aktivitas yang dibebankan
Tanggung jawab adalah
komitmen pribadi untuk menangani suatu pekerjaan sebaik mungkin sesuai dengan
kemampuannya
Tiga bidang yang
berhubungan dengan tanggung jawab :
1. Pembagian aktivitas
kerja
2. Menegaskan aktivitas
kerja dari manajemen
3. Bertanggung jawab
Menegaskan Aktivitas
Kerja Manajemen
Suatu proses yang
digunakan untuk menegaskan aktivitas kerja manajemen ‘membuat setiap manajer
secara aktif berperan serta dengan atasannya, rekan sebaya, dan bawahan pada
pekerjaan manajerial yang diuraikan secara sistematis untuk dikerjakan dan
kemudian menegaskan peranan yang dimainkan tiap manajer dalam hubungannya dengan
kelompok kerjanya dan dengan organisasi
Tujuan interaksi ini
adalah untuk menjamin bahwa tidak ada tumpang tindih atau kesenjangan dalam
meyakini pertanggungjawaban manajemen yang ada dan bahwa manajer hanya
melaksanakan aktivitas-aktivitas yang menyebabkan tercapainya tujuan sistem
manajemen
Alat yang dikembangkan
untuk mengimplementasikan proses interaksi tersebut adalah pedoman tanggung
jawab manajemen yang akan membantu anggota organisasi dalam :
1. Menguraikan berbagai
hubungan tanggung jawab yang ada
2. Meringkas bagaimana
tanggung jawab dari berbagai manajer dalam organisasi mereka berhubungan satu
sama lain
Wewenang
Wewenang adalah hak
untuk melaksanakan atau memerintah. Wewenang memungkinkan pemegangnya bertindak
dengan cara tertentu dan mempengaruhi secara langsung tindakan orang lain
melalui perintah yang dikeluarkan
Wewenang didefinisikan
sebagai karakter komunikasi dengan mana ia diterima oleh individu sebagai
penentuan tindakan yang akan diambil oleh individu dalam sistem.
Barnard menunjukkan bahwa
wewenang hanya akan diterima jika :
1. Individu bisa
mengerti perintah yang dikomunikasikan
2. Individu percaya
perintah itu konsisten untuk tujuan organisasi
3. Individu melihat
perintah itu sesuai kepentingan pribadinya
4. Individu secara
fisik dan mental mampu menyesuaikan diri dengan perintah tersebut.
Menurut Chester Barnard
akan makin banyak perintah manajer yang diterima dalam jangka panjang jika :
1. Saluran formal dari
komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal semua anggota organisasi
2. Tiap anggota
organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui mana dia menerima
perintah
3. Lini komunikasi
antara manajer bawahan bersifat langsung
4. Rantai komando yang
lengkap
5. Manajer memiliki
keterampilan komunikasi yang memadai
6. Manajer menggunakan
lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional
7. Suatu perintah
secara otentik memang berasal dari manajer
Jenis-Jenis Wewenang
1. Wewenang Lini
2. Wewenang Staf
3. Wewenang Fungsional
Delegasi
Terdapat tiga langkah
dalam proses pendelegasian :
1. Membebankan semua
kewajiban tertentu pada individu
2. Proses pendelegasian
melibatkan pemberian wewenang yang semestinya kepada bawahan
3. Penciptaan kewajiban
pada bawahan untuk melaksanakan kewajiban yang dibebankan
Kendala bagi proses
pendelegasian
1. Kendala yang
berhubungan dengan penyelia
2. Kendala yang
berhubungan dengan bawahan
3. Kendala yang
berhubungan dengan organisasi
Sentralisasi dan
Desentralisasi
Istilah sentralisasi
dan desentralisasi menguraikan tingkatan umum dimana pendelegasian ada dalam
suatu organisasi. Istilah tersebut bisa divisualisasikan pada ujung yang
berlawanan dari rangkaian kesatuan (continuum).
Desentralisasi
Organisasi : Pandangan Kontingensi
Beberapa pertanyaan
yang mungkin timbul untuk menentukan jumlah desentralisasi yang sesuai untuk
situasi :
1. Berapa ukuran
organisasi sekarang ini?
2. Dimanakah letak
pelanggan organisasi bertempat?
3. Seberapa homogennya
lini produk dari organisasi?
4. Dimanakah letak
pensuplai organisasional?
5. Apakah terdapat
kebutuhan bagi suatu keputusan yang cepat dalam organisasi?
6. Apakah kreativitas
adalah ciri yang menguntungkan dari organisasi?
PENGEMBANGAN ORGANISASI
Tujuan Organisasi
1. Keuntungan adalah
kekuatan motivasi bagi wiraswastawan
2. Pelayanan pada
pelanggan dengan penyediaan nilai ekonomis yang dibutuhkan (barang dan jasa)
membenarkan keberadaan organisasi bisnis
3. Tanggung jawab
sosial bagi wiraswastawan sesuai dengan kode etik dan moral yang dibuat oleh
masyarakat dimana industri tersebut berada
Arti Penting Tujuan
Organisasi
1. Pembuatan keputusan
2. Efisiensi organisasi
3. Konsistensi
organisasi
4. Evaluasi kerja
Bidang-Bidang Tujuan
Organisasi
1. Kedudukan pasar
2. Inovasi
3. Produktivitas
4. Sumber daya fisik
dan finansial
5. Perolehan laba
6. Kinerja dan
perkembangan manajer
7. Kinerja dan sikap
karyawan
8. Tanggung jawab
kemasyarakatan
Garis Pedoman Penetapan
Tujuan Berkualitas
1. Wiraswastawan harus
membiarkan orang-orang yang bertanggung jawab mencapai tujuan mempunyai suara
untuk menetapkannya
2. Wiraswastawan harus
menyatakan tujuan sespesifik mungkin
3. Wiraswastawan harus
menghubungkan tujuan dengan tindakan tertentu jika perlu
4. Wiraswastawan harus
mengemukakan tujuan yang diinginkannya
5. Wiraswastawan
hendaknya menspesifikasi ketika tujuan diharapkan tercapai
6. Wiraswastawan harus
menetapkan tujuan hanya dalam hubungannya dengan tujuan organisasi lainnya
7. Wiraswastawan hendaknya
menyatakan tujuan dengan jelas dan sederhana
8. Wiraswastawan
hendaknya menetapkan tujuan cukup tinggi sehingga karyawan akan bekerja keras
untuk memenuhinya, tetapi tidak terlalu tinggi sehingga karyawan akan menyerah
didalam memenuhinya
Perubahan Organisasi
Adalah proses
modifikasi organisasi yang ada dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas
sampai sejauh mana organisasi tersebut mencapai tujuan-tujuannya, dengan
melibatkan segmen organisasi yang sebenarnya dan biasanya termasuk perubahan
lini wewenang organisasi, berbagai tingkatan tanggung jawab dalam organisasi
dan lini komunikasi organisasi yang sudah mapan
Faktor-faktor
pertimbangan dalam perubahan organisasi :
1. agen-agen perubahan
2. Penentuan apa yang
hendak diubah
3. Evaluasi perubahan
4. Individu-individu
yang dipengaruhi oleh perubahan
5. Tipe perubahan yang
dibuat (perubahan orang-orang, perubahan struktural atau perubahan teknologi)
Perubahan Struktural
Adalah proses
modifikasi organisasi yang menekankan pada peningkatan efektivitas organisasi
dengan pengendalian perubahan yang mempengaruhi anggota organisasi selama
pekerjaan kerja mereka
Bentuk-bentuk
modifikasi dalam perubahan struktural :
1. Menjelaskan dan
mendefinisikan jabatan
2. Modifikasi struktur
organisasi agar sesuai dengan kebutuhan komunikasi organisasi
3. Mendesentralisasikan
organisasi untuk mengurangi biaya koordinasi, meningkatkan pengendalian
subunit, meningkatkan motivasi dan mendapatkan fleksibilitas yang lebih besar
